各部门：

为了进一步加强学校规范化的管理，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，发挥公文在学校管理中的指导作用，落实好学校办公室行政公文处理的管理职能，请各部门严格遵照《厦门工学院附属学校公文管理办法》规定，特别在发文字号申请、公文制发规则、收文办理程序等方面秉承实事求是、精简高效的原则，在公文制定、流转、保管过程中做到沟通顺畅、有章可循、规范有序。

特此通知。

附件1：厦门工学院附属学校公文发布流程图

附件2： 《厦门工学院附属学校公文管理办法》

厦门工学院附属学校

2023年5月30日

附件1：

厦门工学院附属学校公文发布流程图

附件2：

厦门工学院附属学校公文管理办法

第一章  总则

第一条  为了加强学校规范化的管理，使公文处理工作规范化、制度化、科学化，发挥公文在学校管理中的指导作用，特制定本办法。

第二条  行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。

第三条  公文处理应当坚持实事求量、精简高效的原则，做到及时、准备、安全。

第四条  公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家和学校秘密的安全。

第五条  学校办公室是学校行政公文处理的管理机构，主管学校的行政公文处理工作。

第二章  公文的种类

第六条  学校公文的种类主要包括：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。

（四）公报。适用于公布重要决定或者重大事项。

（五）公告。适用于宣布重要事项或者法定事项。

（六）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（七）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（九）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（十）报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

（十一）请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

（十二）批复。适用于答复下级机关请示事项。

（十三）函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十四）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文的格式

第七条　学校公文主要由发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）发文机关标志

学校的行政公文发文机关标识（版头）限“厦门工学院附属学校文件”使用印有“文件”名称的公文纸行文。学校对外发函和各部门需对校内行文，发文机关标识（版头）使用居中套红印有发文机关名称的公文纸，不加“文件”二字。  

（二）发文字号编制

厦门工学院附属学校文件按照事由性质由学校办公室统一分类编号，由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。目前学校确定的发文单位代字有：厦工附校董、厦工附校综、厦工附校函、厦工附校教、厦工附校财、厦工附校后、厦工附校德、厦工附校信、厦工附校招、厦工附校保、厦工附校党等11种，设立新的文件代字须经批准，未经批准的文件代字均为无效文件代字。

各部门对校内正式行文代字统一用本部门简称，如校办、教务、财务、后勤等。

（三）签发人。上行文应当标注签发人姓名。

（四）标题。

1.上行文用完整的公文标题，即由发文机关、事由与文种名称三个部分构成。下行文标题可省略发文单位。

2.一个标题原则上不出现两个或以上的“关于”、“通知”。转发上级公文，若被转发的公文标题中有“关于”二字，则转发的公文标题不出现发文单位和“关于”二字。若被转发的公文文种是“通知”，则转发的公文标题最后不另加“通知”二字。为防止重叠和繁琐，可直接转发最高一级机关的发文，避免多次转发。

3.标题转行时，词意必须完整，关键词不能分开，不可拆分人名、地名、词、词组，“的”、“等  ”、“与”、“和”、“暨”等字不能作为行首字。

4.“征求意见稿”、“试行”、“修订”应加括号并放在书名号内。

（五）主送单位。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（六）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

1.发文对象

上行文（请示、报告）应当主送上级机关，而不是上级机关的内设机构。校内发文对象原则上统一为“各部门”。

2.文件、文字材料中凡涉及“厦门工学院附属学校”的，统一称“学校”、“我校”。

3.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称，如厦门工学院附属学校（以下简称“厦工附校”）；使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

4.应当使用国家法定计量单位。

5.公文中的数字，除部分结构层次数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

6.上行文（请示、报告）和函均应在附注处注明联系人和联系方式，联系人一般为相关部门（单位）负责人。

7.报告不得夹带请示事项，可提工作建议，结语应使用“请批示”，“请审阅”；请示应一文一事，结语应使用“妥否，请审批”，“妥否、请批复”；

8.路线、方针、政策、规章制度用“制定”；方案、规划、计划、措施用“制订”。

9.制定规章制度时，制度最后两条内容，先写负责解释的单位（部门），后写制度施行时间；属于修订的制度，写上原制度同时废止并标出文号。

（七）附件说明。公文附件的顺序号和名称。

（八）发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

（九）成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

（十）印章。公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。有特定发文机关标志的普发性公文和电报可以不加盖印章。

（十一）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

（十二）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十三）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

（十四）印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。

（十五）页码。公文页数顺序号。

第八条  公文制作格式

1.发文代字，年份应使用六角括号“〔〕”括注，不得使用“（）”，“【】”，“[]”等，序号前不加“第”字，不编虚号。

2.标题应为“2号方正小标宋简体字”，正文为“3号仿宋_GB2312字”。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（二）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。小标题一般第一层用黑体字（句尾无标点），第二层用楷体字（句尾标点可有可无），第三层用仿宋_GB2312体字加粗（须有标点），第四层用仿宋_GB2312体字（须有标点）。

3.页面设置时，页边距为：上3.7cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm。

4.行距设为28.5磅。

5.附件主体应放在公文版记之前。印发、转发文，在正文中不标明附件。

第四章  行文规则

第九条  行文规则

（一）对上级领导机关和平行机关较重要的行文和属于全校性的重要方针、政策性问题的行文，以版头“厦门工学院附属学校文件”和代字“厦工附校综”行文，署“厦门工学院附属学校”名。

（二）向其他没有录属关系的单位行文用版头“厦门工学院附属学校”和代字“厦工附校函”，署“厦门工学院附属学校”名。

（三）属于全校性行政工作安排以版头“厦门工学院附属学校办公室文件”和代字“校办”行文，署“厦门工学院附属学校办公室”名。

（四）属教学、教研、财务、德育等行政职能部门重要工作，以版头“厦门工学院附属学校文件”和代字“厦工附校×”行文，署“厦门工学院附属学校”名。

（五）各部门对校内行文，以各部门全称为版头和本部门简称为代字行文，署本部门名。

（六）学校内部单位除办公室根据学校授权，可以代表学校行政向校外行文外，其他单位一般不代表学校对外行文。

（七）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。向上级机关请求指示、批准适用“请示”，应在事前请示；向上级机关汇报工作、反映情况、答复询问适用“报告”，一般为事后报告；除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人个人报送“请示”和“报告”。

（八）请示一般应明确一个主送机关，不多头主送，不同时抄送下级单位、部门。请示一般不以个人名义上报。

（九）请示和报告属两类不同公文文种，不能混用。

（十）对平级的、没有领导或指导性关系的单位，不能发决定等指示性公文。

第五章  公文制发规则

第十条  公文制发规则

（一）制发“厦门工学院附属学校文件”、厦门工学院附属学校对外公函需履行下列程序：

1.行文单位拟稿，填写《厦门工学院附属学校党政公文签发办理单》，拟稿单位负责人对文稿进行审核签字；行文内容涉及多个单位的，需经所涉及单位负责人会签。

2.将填写好的发文稿纸、正文、附件（包括电子版）送至学校办公室。

3.经学校办公室核稿后，根据工作领域呈分管校领导、校长审签。

4.校对。校领导签发后，转拟稿单位进行再次校对。

5.缮印、用印、发送。印发。由学校办公室负责缮印、用印、发送，按公文要求投送公文主送、抄送单位。

6.归档。公文发送后，承办单位负责将印好的公文一式二份与文稿、文稿附件和领导批示，及时收齐归档。

（二）急件需在发文稿纸首页的“紧急程度”栏标注最迟印制时间，需在拟稿人处注明联系人电话，便于联系。

（三）需会签的文件，由拟稿单位（主办单位）负责流转。会签应注意效率，一般一个部门会稿时间不超过1天；急件不超过半天。

（四）学校规章制度、校级或校级以上的评优评奖结果、开除学生等文件，需按相关制度，经会议研究通过，公示无异议后方可发文。

（五）为保证对外宣传的统一性、准确性，单位或个人对外进行宣传文件或提供的学校资料，须经学校办公室核准，呈分管校领导、校长批准方可发文。

（六）公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)，左侧装订。

（七）校内行政公文要严格控制数量，保证公文质量和公文的严肃性，并且除存档和必要留存外，一般均采取上网发布，控制纸质文件数量，逐步推行无纸化办公。

第六章  收文办理程序

第十一条  收文是指本校收进上级机关、同级单位、下级部门或不相隶属机关的公文。收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。

第十二条  收文办理程序

（一）签收。由学校办公室负责校内、校外公文签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。发现问题，须及时向发文部门查询，并采取相应的处理措施。

（二）登记。收文后，学缮印、用印、发送校办公室应对公文的主要信息和办理情况作详细记载。

（三）初审。学校办公室初审，阅知性公文根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文提出拟办意见，报分管校领导批示或转有关单位办理。

（四）批办。学校办公室签署拟办意见后呈分管校领导批示。

（五）承办。阅知性公文由学校办公室分送相关单位阅知；批办性公文根据拟办意见或校领导批示意见转有关单位办理。紧急公文应当明确办理时限。需要两个以上单位共同办理的，应当明确主办单位。承办单位对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

（六）传阅。学校办公室根据公文的范围将公文及时送传阅对象阅知或校领导批示。非承办的文件，依次交校领导、相关单位、相关人员传阅。在办理公文传阅时，应当随时掌握公文去向，避免漏传、误传、延误。

（七）催办。学校办公室及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按期办结。

（八）答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

（九）归档。公文办理完毕后，承办单位或校办负责将文件、文件附件和领导批示等，及时收齐归档。

第十三条  代表学校外出参加会议带回的文件、经验材料以及各部门直接收到的上级来文，就交至学校办公室统一归口，按收文办理程序处理。

第七章  公文的立卷、归档和借阅

第十四条  公文由学校办公室统一存档、保管。

第十五条  公文归档，根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。

第十六条  归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

第十七条  各部门需要借阅文件，应办理借阅手续。

第十八条  文件复印件作为正式文件使用时，应当加盖复制证明章。

第八章 附则

第十九条  本办法由学校办公室负责编制、修订及解释。

第二十条  本办法自颁布之日起施行。